Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt kann es von Nöten sein, die entsprechenden Export-Dateien vorzuweisen. Diese finden Sie unter dem Punkt Buchhaltung – GoBD-Export. Geben Sie den Bereich und den Zeitraum ein, für den Sie geprüft werden, und exportieren Sie die Daten, damit Sie diese übergeben können.

GRUNDSÄTZLICH GILT:

SOLLTEN SIE FRAGEN ZUR VERFAHRENSDOKUMENTATION HABEN, WENDEN SIE SICH BITTE AN IHREN STEUERBERATER. 

Das Bundesministerium für Finanzen hat mit den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ festgelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltungen an IT-gestütze Prozesse gestellt werden. Die GoBD betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i.S.d. § 5 EStG, §4 Abs. 1 EStG. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der Verfahren, trägt allein der Steuerpflichtige – Sie als Kassensystembetreiber – selbst.

Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist nach den GoBD eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Es muss sich daraus ergeben, wie die in der GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden und die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist soweit eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumente enthalten muss. Diese Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und ist entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.

Die vollständige Verfahrensdokumentation umfasst sowohl die Dokumentationen, die die SimplyDelivery GmbH als Kassensystem-Hersteller zur Verfügung stellt, als auch die Dokumentationen, die Sie als Kassensystem-Betreiber erstellen und den Finanzverwaltungen zur Verfügung stellen. Für eine vollständige und komplette Verfahrensdokumentation liegt es demnach in Ihrem Interesse und Ihrer alleinigen Verantwortung, die notwendigen Dokumente zu ergänzen und zur Verfügung zu stellen.

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation existiert grundsätzlich unabhängig von der Größe des Unternehmens und seiner eingesetzten Hard- und Software für die Buchführung. SimplyDelivery empfiehlt die folgende musterhafte Gliederung für eine von Ihnen erstellte umfassende Verfahrensdokumentation, welche die von SimplyDelivery zur Verfügung gestellten Dokumentationen mit enthält.

1. Unternehmensstruktur

   1. Aufbau und Ablauf-Organisation der beteiligten Bereiche

   2. Fachliche Aufgabenstellungen

   3. Mitarbeiterqualifikationen

       

2. Fachliche Beschreibung

   1. Ergänzende Rechtsgrundlagen außer HGB, AO und UStG

   2. Dokumentations-Grundlagen Aufbewahrungs- und Archivierungsvorschriften

   3. Belegbearbeitung, Belegfluss

   4. Prozessdokumentation

       

3. Technische Beschreibung

   Die technische Beschreibung des Kassensystems findet sich in diesem vorliegenden Bediener-Handbuch als auch in der ausführlichen SimplyDelivery-Verfahrensdokumentation, welche Sie unter dem Menüpunkt „GoBD-Export“ oder „GoBD-Protokoll“ finden können.

    

4. Organisations- und Arbeitsanweisungen

   1. Fachliche Prozesse im Normalbetrieb

   2. Administrative Prozesse

   3. Notfall-Szenarien

   4. Aktualisierung von Prozessen und Dokumentationen

       

5. Kontrolle

   1. Verantwortlichkeiten

   2. Eskalierung

   3. Organisatorische und technische Kontrollen

   4. Umsetzung der Vefahrensdokumentation in der gelebten Praxis

       

6. Begleitende Dokumentationen und steuerrelevante Daten