Schichtplan

1. Übersicht

Im folgenden Video wird Ihnen die Übersicht des Schichtplaners erläutert.

Auf die einzelnen Funktionen wird im Nachgang detaillierter eingegangen.

 

 

2. Historische Daten

Ein Großteil der Daten, die hier angezeigt werden, können innerhalb der Storeeinstellungen Ihres Stores hinterlegt werden. Eine genauere Erläuterung der Daten finden Sie nachfolgend:

 

Die historischen Daten werden, sofern vorhanden, aus derselben Kalenderwoche des Vorjahres abgerufen. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht mit SimplyDelivery gearbeitet haben, wird die vorherige Woche zum Vergleich genutzt.

 

Umsatz > Nettoumsatz des Tages 

Kosten > Einstellbar in den Storeeinstellungen im Tab „Statistik“. Die Berechnung erfolgt folgendermaßen: (Fixkosten / Stunde) + WE Kosten + AZ-Kosten

Produktivität > Gesamtumsatz / Gesamtarbeitszeit

Tourenschnitt > Anzahl der Aufträge / Arbeitszeit aller Fahrer (Zeiten unter einer Stunde werden wie eine Stunde berechnet)

Lieferzeitampel > Lieferzeitampel innerhalb des definierten Zeitraums

Eingesetzte Mitarbeiter > Mitarbeiter, die im System tatsächlich ein Timetracking gestartet haben

Personalkosten > durchschnittlicher Lohn aller Mitarbeiter * geplante Arbeitszeit

Produktivität > Gesamtumsatz / geplante Gesamtarbeitszeit

Tourenschnitt > Einstellbar in den Storeeinstellungen im Tab „Statistik“

Eine API für das Laden der Wetterdaten erhalten Sie von openweathermaps.org. Hier müssten Sie sich einen kostenfreien Account einrichten. Im Anschluss können Sie innerhalb Ihres Accounts unter „APIs“ einen entsprechenden API Key erstellen. Sie müssen hierzu nur einen Namen vergeben und auf „Generate“ klicken.

 

Den erstellen Key kopieren Sie sich und hinterlegen diesen bitte innerhalb der Storeeinstellungen im Tab „externe Dienste“.

 

 

Sie haben hier die Wahl zwischen der Wettervorhersage von 5 und 16 Tagen. Wir weisen darauf hin, dass die Nutzung für eine 16-tägige Vorhersage kostenpflichtig ist. Ebenfalls wird hier nur eine ganztägige Vorhersage getroffen. Bei einem Zeitraum von 5 Tagen können die Daten detaillierter mit einem Intervall von 3h abgerufen werden.

 

 

3. Schicht erstellen

Die Schichten können auf mehrere Wege erstellt werden. Wie genau dies gemacht werden kann, erläutern wir nachfolgend im Video.

 

 

4. Zeiträume hinzufügen

Innerhalb jeder Schicht kann ein spezifischer Zeitraum definiert werden. Dies soll Ihnen die Möglichkeit geben, die Produktivität des Stores zu verbessern. So kann innerhalb einer Frühschicht bspw. innerhalb der ersten Hälfte weniger Personal eingesetzt werden als in der 2. Hälfte oder umgekehrt.

 

 

5. Mitarbeiter hinzufügen

Nachdem Schichten und Zeiträume angelegt wurden, können ebenfalls Mitarbeiter hinzugefügt werden. Je nach angegebener Verfügbarkeit des Mitarbeiters können Sie diesen einplanen. Ist der Mitarbeiter nicht verfügbar, kann auch entsprechend keine Schicht für diesen eingeplant werden.

 

Die Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter können innerhalb der Personalakte angegeben werden oder wenn Sie den oberen Button für das Einladen der Mitarbeiter betätigen. Sollten Sie diese Option nutzen, muss sichergestellt werden, dass eine entsprechende Telefonnummer bzw. E-Mail Adresse hinterlegt ist. Erst dann kann eine Einladung versendet werden. Der Mitarbeiter erhält im Anschluss einen Link, wo er zu einer Seite geführt wird, auf welcher er seine Verfügbarkeiten für den jeweiligen Schichtplan angeben kann. Die Vorlage für die versendete E-Mail Einladung kann wie gewohnt unter E-Mail Vorlagen individuell angepasst werden.

 

6. Mitarbeiterabwesenheiten

Es kann ebenfalls vorkommen, dass Mitarbeiter längerfristig verhindert sind. Ob Krankheit, Urlaub oder Sonstiges. In eben diesen Kategorien können Sie die Mitarbeiterabwesenheiten angeben. Dies kann entweder direkt im Schichtplaner oder innerhalb der Administration unter Buchhaltung > Mitarbeiterabwesenheiten getan werden.

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