In der Admin können SMS-Vorlagen für verschiedene Zwecke angelegt werden. Dazu gehören SMS und Whatsapp-Nachrichten für Mitarbeiter, primär bzgl. des Schichtplans, sowie für Kunden zu Bestellungen.

Für manche Typen an Nachrichten gibt es jedoch auch Basis-Vorlagen, die bereits im Hintergrund aktiv sind. In diesem Fall können dessen Funktionen auch genutzt werden, ohne dass zuerst manuell eine Vorlage angelegt werden muss.

Whatsapp-Nachrichten benötigen die Verwendung der App und das Durchführen/Durchlaufen eines Opt-In-Verfahrens bevor sie gesendet und erhalten werden können.

Diese Benachrichtigungen, z. B. für geplante Arbeitsschichten von Mitarbeitern oder Bestellbestätigungen, Bestellstornierungen und bald auch Bestellverzögerungen für Kunden, werden bei Ausführen bestimmter Aktionen automatisch getriggert.

Es können jedoch natürlich nur Mitarbeiter oder Kunden Nachrichten erhalten, von denen die Mobilfunk-/Handynummer im System abgespeichert ist. Die Nummern müssen für Mitarbeiter in der Admin bei "Personal" --> "Mitarbeiter" beim Bearbeiten eines Mitarbeiters in der Liste im entsprechenden Tab eingetragen werden. Für Kunden kann selbiges in der Admin bei "Kunden" --> in der "Kundenliste" bzw. in der POS bei "Kunden" --> "Kunden" getan werden, doch zusätzlich auch bei Erzeugen einer Lieferung oder Abholung in der "Bestellübersicht" in Admin und POS nach der Kundenauswahl über den "Stift-Symbol"-Button oben rechts im ersten Schritt und im Checkout im letzten Schritt bzw. beim Hinzufügen eines neuen Kundens im entsprechenden Feld. Des Weiteren können Kunden ihre Nummer auch im Webshop im Profil oder bei Bestellungserzeugung dort im Checkout angeben. Es ist auch möglich, das Feld der Nummer für verschiedene Bestelleingangskanäle=Quellen und Bestellausgangskanäle=Bestellungstypen zu einem Pflichtfeld zu machen (Portalbestellungen gehören nicht dazu).

Damit die Nachrichten überhaupt von irgendwo/über irgendeinen Dienst versendet werden, bedarf es jedoch als Erstes einer Einrichtung der Funktion in den storeübergreifenden Einstellungen, welche momentan ausschließlich durch SIDES-Mitarbeiter zu vollführen ist und nur mit dem Dienst "BerlinSMS" zur Verfügung steht. Es können jedoch (bald) verschiedene Bestelleingangskanäle (und Bestellausgangskanäle) für die Funktion aktiviert bzw. deaktiviert werden. Ebenfalls kann dort der Versand der Basis-Vorlagen der Kunden-SMS gestoppt werden, indem die mit diesen verbundenen Funktionen dort deaktiviert werden.
Weitere Informationen dazu gibt es im Handbuchartikel "Storeübergreifende Einstellungen" beim Abschnitt des Tabs "externe Dienste und Portale".



In der Hauptansicht kann eine Liste der bereits potenziell angelegten SMS-Vorlagen gesehen werden. Nach Vorlagen kann auch spezifisch gesucht oder generell nach Status gefiltert werden. Im Normalfall können die Vorlagen jedoch nur ein Mal pro Typ angelegt werden und während alle Vorlagen hier auch direkt wieder gelöscht werden können, ist das Deaktivieren (und Reaktivieren) momentan nur in der folgenden Ansicht unten möglich.




Über den dunkelgrünen Button "( + ) VORLAGE HINZUFÜGEN" oben links können neue Vorlagen hinzugefügt werden und über den hellgrünen "Stift-Symbol"-Button rechts bei jedem SMS-Vorlagen-Liste-Eintrag können bereits vorhandene Vorlagen nachträglich auch wieder bearbeitet werden. Klickt man auf einen der erwähnten Buttons, gelangt man zu Erstellungs-/Bearbeitungsansicht, in welcher Vorlagen für verschiedenen Sprachen hinterlegt werden können, entweder in Standard-Form mit "Default-Werten" oder aber individuell geschrieben. Je nach Typ stehen auch verschiedene Platzhalter zur Verfügung, die für das vernünftige Funktionieren hilfreich oder sogar notwendig sind - diese können unten gesehen werden (voraussichtlich werden in Zukunft mehr vorhanden sein). Es ist jedoch zu beachten, dass die maximal send- bzw. darstellbare Nachrichtenlänge/Zeichenanzahl nach momentanem Stand mit der verfügbaren Dienst/-leister auf ca. 120-180 Zeichen o. Ä. limitiert ist. Eine zu lange SMS, z. B. durch eine URL kann also vll. nicht ganz gelesen werden.

+
(z. B.:)

/




Nachdem eine Vorlage geschrieben und abgespeichert und somit erfolgreich angelegt wurde, kann sie durch Klick auf den hellgrünen "Lupen-Symbol"-Button rechts bei jedem SMS-Vorlagen-Liste-Eintrag optional auch noch einmal in der "Ansehen-Ansicht" geprüft werden, als Alternative zur "Bearbeiten-Ansicht", je nachdem, wie Benutzerrechte konfiguriert sind:




Um etwas besser erkennen zu können, wie Platzhalter im realen Gebrauch aussehen bzw. sich auswirken, ist es (nach momentanem Stand) nötig, tatsächliche SMS testweise senden zu lassen, indem die normalen entsprechenden Aktionen ausgeführt werden (ähnliches gilt für Mails). Wurde dies getan, können die versendeten Nachrichten nachträglich auch in der Admin --> in der Kategorie "Hardware & System" --> beim Kategorieunterpunkt "Kommunikationslog" eingesehen werden, indem die Einträge geöffnet bzw. ausgeklappt werden - Details dazu gibt es im entsprechenden Handbuchartikel.