GRUNDSÄTZLICH GILT:
SOLLTEST DU FRAGEN ZUR VERFAHRENSDOKUMENTATION HABEN, WENDE DICH BITTE AN DEINEN STEUERBERATER.
Das Bundesministerium für Finanzen hat mit den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ festgelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltungen an IT-gestütze Prozesse gestellt werden. Die GoBD betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i.S.d. § 5 EStG, §4 Abs. 1 EStG. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der Verfahren, trägt allein der Steuerpflichtige – du als Kassensystembetreiber – selbst.
Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist nach den GoBD eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Es muss sich daraus ergeben, wie die in der GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden und die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist soweit eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumente enthalten muss. Diese Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und ist entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
Die vollständige Verfahrensdokumentation umfasst sowohl die Dokumentationen, die die SimplyDelivery GmbH als Kassensystem-Hersteller zur Verfügung stellt, als auch die Dokumentationen, die du als Kassensystem-Betreiber erstellst und den Finanzverwaltungen zur Verfügung stellst. Für eine vollständige und komplette Verfahrensdokumentation liegt es demnach in deinem Interesse und deiner alleinigen Verantwortung, die notwendigen Dokumente zu ergänzen und zur Verfügung zu stellen.
Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation existiert grundsätzlich unabhängig von der Größe des Unternehmens und seiner eingesetzten Hard- und Software für die Buchführung. SIDES empfiehlt die folgende musterhafte Gliederung für eine von Ihnen erstellte umfassende Verfahrensdokumentation, welche die von SIDES zur Verfügung gestellten Dokumentationen mit enthält.