Das Bundesministerium für Finanzen hat mit den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ festgelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltungen an IT-gestütze Prozesse gestellt werden. Die GoBD betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i.S.d. § 5 EStG, §4 Abs. 1 EStG. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der Verfahren, trägt allein der Steuerpflichtige – Sie als Kassensystembetreiber – selbst.
Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist nach den GoBD eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Es muss sich daraus ergeben, wie die in der GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden und die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist soweit eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumente enthalten muss. Diese Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und ist entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
Die vollständige Verfahrensdokumentation umfasst sowohl die Dokumentationen, die die SimplyDelivery GmbH als Kassensystem-Hersteller zur Verfügung stellt, als auch die Dokumentationen, die Sie als Kassensystem-Betreiber erstellen und den Finanzverwaltungen zur Verfügung stellen. Für eine vollständige und komplette Verfahrensdokumentation liegt es demnach in Ihrem Interesse und Ihrer alleinigen Verantwortung, die notwendigen Dokumente zu ergänzen und zur Verfügung zu stellen.