PRINCIPE:
MOCHT U VRAGEN HEBBEN OVER DE PROCEDUREDOCUMENTATIE, NEEM DAN CONTACT OP MET UW BELASTINGADVISEUR.
Met de "Beginselen voor het correct bijhouden en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor de toegang tot gegevens (GoBD)" heeft het Duitse federale ministerie van Financiën de eisen voor IT-ondersteunde processen vanuit het perspectief van de belastingautoriteiten gedefinieerd. De RBD heeft in wezen gevolgen voor alle belastingplichtigen met inkomsten uit winst in de zin van § 5 EStG, § 4 lid 1 EStG. De verantwoordelijkheid voor de juistheid van elektronische boeken en anderszins vereiste elektronische bescheiden, met inbegrip van de procedures, berust uitsluitend bij de belastingplichtige - u als exploitant van het kasregistersysteem.
Om de traceerbaarheid en verifieerbaarheid te controleren, eist de RvD zinvolle en actuele proceduredocumentatie waarin alle systeem- en procedurewijzigingen volledig worden gedocumenteerd, zowel wat inhoud als tijd betreft. Het moet aantonen hoe de in de GOBD gedocumenteerde regels worden nageleefd en de proceduredocumentatie moet begrijpelijk zijn en binnen een redelijke termijn door een deskundige derde partij kunnen worden geverifieerd. Voorwaarde voor de begrijpelijkheid van de doelprocedure is in zoverre een goede proceduredocumentatie, die de beschrijving moet bevatten van alle procedureonderdelen, gegevens en documenten die nodig zijn voor het begrip van de boekhouding. Deze proceduredocumentatie maakt deel uit van de werkinstructies en andere organisatorische documenten en moet worden bewaard overeenkomstig de wettelijke bewaartermijn.
De volledige proceduredocumentatie omvat zowel de documentatie die SimplyDelivery GmbH als fabrikant van het kassasysteem verstrekt, als de documentatie die u als exploitant van het kassasysteem maakt en aan de belastingdienst ter beschikking stelt. Het is dan ook in uw belang en uw uitsluitende verantwoordelijkheid om de nodige documenten voor een volledige en volledige proceduredocumentatie in te vullen en te verstrekken.
De verplichting om proceduredocumentatie op te stellen, bestaat in beginsel ongeacht de omvang van de onderneming en de voor de boekhouding gebruikte hardware en software. SimplyDelivery raadt aan de volgende voorbeeldopzet aan voor een uitgebreide, door u opgestelde proceduredocumentatie, waarin de door SimplyDelivery verstrekte documentatie is opgenomen.
1. Ondernemingsstructuur
1.1. Structuur en procesorganisatie van de betrokken diensten
1.2. Professioneel taken
1.3. Kwalificaties van werknemers
2. Professioneel beschrijving
2.1. Andere aanvullende rechtsgrondslagen dan HGB, AO en UStG
2.2. Basisregels voor documentatie, opslag en archivering
2.3. Document verwerking, document stroom
2.4. Procesdocumentatie
3. Technische Beschrijving
De technische beschrijving van het POS-systeem vindt u in deze gebruikershandleiding en in de gedetailleerde documentatie over het SimplyDelivery-proces, die u kunt vinden onder het menu-item "GoBD export" of "GoBD protocol".
4. Organisatorische en werkinstructies
4.1. Bedrijfsprocessen in normaal bedrijf
4.2. Administratieve processen
4.3. Noodscenario's
4.4. Bijwerken van processen en documentatie
5. Controle
5.1. Verantwoordelijkheden
5.2. Escalatie
5.3. Organisatorische en technische controles
5.4. Implementatie van de procesdocumentatie in de geleefde praktijk
6. Begeleidende documentatie en fiscaal relevante gegevens
Nadat het systeem en de eigen documentatie e.d. zijn gecontroleerd door een derde partij, d.w.z. een erkende instelling of iets dergelijks, wordt bij een positief resultaat een certificaat afgegeven voor de naleving van de GOBD- of DSFinV-K-richtlijnen. Voor een voorbeeld, zie de certificaten die wij hebben ontvangen in de bijlage.