Voorraadbeheer

Ter verbetering van de gebruiksvriendelijkheid hebben we de navigatiestructuur herzien, die binnenkort wordt gepubliceerd. Als onderdeel van deze update zijn sommige termen aangepast en zijn navigatie-items geherorganiseerd. Deze pagina maakt al gebruik van de bijgewerkte navigatiestructuur. Meer informatie over de nieuwe navigatie vind je in dit overzicht.

Wat Merchandise management geeft een overzicht van het goederenverbruik en maakt het ook mogelijk om goederenorders en goederenontvangsten efficiënt te beheren. Waar Admin: Voorraadbeheer.

1. Overzicht

Merchandise management is een krachtig hulpmiddel om een overzicht te krijgen van het goederenverbruik en om goederenorders en goederenontvangsten te beheren. In de regel bedragen de kosten van verkochte goederen ongeveer 25% - 30%. Het aantal niet-gerapporteerde gevallen is bij veel bedrijven hoger omdat ze het gebruik van goederen in de keuken niet standaardiseren, het verbruik niet controleren en geen zicht hebben op krimp door diefstal. Het verlies kan enorm zijn zonder dat ze het beseffen. De invoering van een voorraadbeheersysteem is een tijdrovend proces en moet met discipline worden uitgevoerd om succesvol te zijn. Het goede is dat je in kleine stapjes kunt beginnen en beetje bij beetje kunt verbeteren. Begin bijvoorbeeld met eenvoudig te tellen artikelen zoals drankjes en ijs en werk dan naar de complexere producten toe.  

2. Winkel- en winkeloverkoepelende instellingen

Het is belangrijk dat het juiste land wordt ingevoerd bij het aanmaken van de klant, anders worden de verkoopprijs en de kosten van verkochte goederen niet correct berekend.

Onder "Globale instellingen" vind je het gedeelte "Algemene winkelinstellingen" in het gedeelte "Overige instellingen". Daar, in het gedeelte "Stamgegevensinstellingen voor artikelen, verkopen en boekhouding", kun je instellen of de verkoopkosten worden weergegeven. Als deze optie "Kostprijs verkopen tonen" is geactiveerd, worden de verkoopkosten van een artikel weergegeven op de daarvoor bestemde plaatsen, bijvoorbeeld in de artikelprijzen.

In het "Winkelbeheer" onder "Winkels" moet je de voorraadboeking activeren in het gedeelte "Instellingen" in het gedeelte "Magazijn en verkopen" om het voorraadbeheer te laten werken. Je kunt ook bepalen of de boeking direct wordt gemaakt of na het afrekenen. Je kunt ook automatisch items in de kassa, webshop etc. op "uitverkocht" zetten als de voorraad onder nul is. Een belangrijk punt voor de waardering van de verkoopkosten is de methode voor voorraadwaardering. Hier kun je kiezen tussen twee opties: de berekening van het voorraadniveau met behulp van de huidige inkoopprijzen die zijn opgegeven toen je voor het laatst goederen bestelde, of een gemengde prijs uit de historische waarden. De gemengde prijs wordt als volgt berekend: Oude prijs * oude voorraad + nieuwe prijs * nieuwe voorraad / nieuwe totale voorraad.

3. Lieferanten

De eenvoudigste manier om goederenbeheer in te stellen is door leveranciers aan te maken. Je kunt het item "Leveranciers" openen via het hoofditem "Voorraadbeheer". Klik linksboven op "Leveranciers toevoegen". Voer de bedrijfsgegevens in en bepaal of de gegevens elektronisch via e-mail of interface naar de leverancier moeten worden verzonden. Zo kun je het bestandstype selecteren dat met de leverancier is overeengekomen en dat naar het e-mailadres kan worden gestuurd dat in het contact is opgeslagen. Als dit het geval is, ontvangen alle leveranciers behalve TransGourmet een e-mail met een CSV met de bestelling.    

In het gedeelte "Betalings- en leveringscondities" kunt u de standaard betalings- en leveringsvoorwaarden invoeren. In het gedeelte "Contacten" kunt u de standaard contactpersonen invoeren. Je kunt deze ook aanpassen voor verschillende winkels in het gedeelte "Winkelinstellingen". Hier kun je ook aangeven of de bestelling elektronisch moet worden verzonden.

4. Voorraadlocaties

In de volgende stap moet je opslaglocaties maken. Dit maakt het veel gemakkelijker voor je om je items te tellen tijdens het inventariseren. Het navigatie-item "Voorraadlocaties" is ook te vinden in het hoofditem "Voorraadbeheer". Klik nu op de knop "Magazijnlocatie toevoegen". Geef de opslaglocatie een naam en klik op "Opslaan en verder bewerken". Nu kun je zelfs een nieuw submagazijn of schap toevoegen om nog preciezer te bepalen waar het item zich bevindt. Als je klaar bent, klik je op "Opslaan".

5. Artikel maken

Het meest uitdagende deel is het maken van items. In principe maken we onderscheid tussen verkoopartikelen, toppings, grondstoffen, menu's en credits.

Het is belangrijk om te weten dat allergenen en voedingswaarden alleen kunnen worden toegevoegd aan grondstoffen. Grondstoffen worden gebundeld in recepten en vervolgens toegewezen aan verkoopartikelen.

De som van de prijzen van de gebruikte grondstoffen geeft dan de aankoopprijs voor het verkoopartikel, een belangrijk kengetal. De deling van de kostprijs door de nettoverkoopprijs is de kostprijs van de verkochte goederen (kengetal).

Het is belangrijk dat rekening wordt gehouden met alle receptingrediënten, verpakkingen, servetten en dergelijke.

 

Allergenen, ingrediënten enz. kunnen ook worden overgebracht van de grondstof naar het verkoopartikel. Allergenen en basisprijzen moeten worden opgeslagen voor de webshop.

 

Laten we nu beginnen met het maken van je eerste grondstof. Ga hiervoor naar "Artikelen beheren" en vervolgens naar "Artikel". Klik linksboven op het plusteken "+" voor "Artikel toevoegen". Voer een nummer in voor het artikel zodat je de grondstof gemakkelijk kunt identificeren. Voer ook een naam in. Scroll nu naar beneden, deactiveer de knop "Verkoopartikel" en activeer de knoppen "Voorraad bijwerken" en "Grondstof". Je hebt nog steeds een knop "lokaal verwerven", die je moet activeren als je meerdere winkels of een franchisesysteem hebt en de winkeloperators de grondstof ook lokaal kunnen kopen, bijvoorbeeld bij de groothandel. Sla het artikel dan op en bewerk het opnieuw. Je kunt nu klikken op het gedeelte "Magazijn". Hier voer je eerst het minimale voorraadniveau in. De belangrijkste stap is het invoeren van de voorraadgroottes. Gebruik voor de "Eenheid per lagergrootte" een eenheid die u gemakkelijk kunt tellen, bijvoorbeeld kilogram of liter, waarmee u ook geopende verpakkingen of verpakkingen met verschillende inhoudsmaten kunt tellen. Voer vervolgens de inhoud van de eenheid in, bijv. 1000, en voer een andere inhoudseenheid in, bijv. gram. Deze informatie moet altijd overeenkomen met de kleinste eenheid, omdat je de recepten dan gemakkelijker kunt samenstellen. Je zult snel zien hoe het allemaal werkt.

Nu kun je de leveranciers die je hebt aangemaakt toewijzen met de knop "Leverancier toevoegen". Dit kunnen er zoveel zijn als je wilt, als je de grondstoffen van verschillende leveranciers betrekt, bijvoorbeeld van de supermarkt. Selecteer of dit je hoofdleverancier is, selecteer de leverancier in de lijst en maak het standaard artikelnummer van de leverancier aan. Je kunt ook de naam van de leverancier aanmaken.

Deze wordt als standaard gebruikt als je geen andere prijs invoert bij goederenontvangst. In het gedeelte "Leveringseenheden en -bundels" kun je twee verschillende bestelgroottes invoeren als de leverancier deze levert. In ons voorbeeld nemen we "stuk" als eerste maat met een "ontvangen hoeveelheid van het artikel" van 1000. Dit betekent dat het artikel 1000 gram heeft.

Dit betekent dat het artikel 1000 gram bevat. We kiezen "doos" als tweede maat en 32 als "ontvangen hoeveelheid van het artikel", wat betekent dat de doos 32 stuks bevat. Als je nu op "Opslaan" klikt, is de leverancier aangemaakt. Klik nogmaals op “Opslaan” en je hebt je eerste grondstof aangemaakt.

6. Recepten & verkoopartikelen

Zoals eerder uitgelegd moeten grondstoffen nu worden samengevat in recepten zodat ze kunnen worden toegewezen aan een verkoopartikel. Klik hiervoor op "Recepten" in het gedeelte "Artikelen beheren".  Klik op "Recepten toevoegen". Geef het recept een naam en klik op "Opslaan en verder bewerken". Het recept wordt opgeslagen en springt naar het gedeelte "Onderdelen". Hier kun je nu je grondstoffen selecteren. Hoe je de recepten maakt, is aan jou. Je kunt bijvoorbeeld een basisrecept voor het pizzadeeg maken, dat je vervolgens in verschillende hoeveelheden in verschillende pizza's kunt gebruiken, of je kunt voor elk product een apart recept maken. Recepten kunnen ook in recepten worden verpakt, zodat je veel speelruimte hebt.

In ons geval maak ik een recept voor een salamipizza. Eerst zoek ik de salami die ik eerder als grondstof heb aangemaakt. Ik kan zoeken naar het artikelnummer of de naam. Ik selecteer het en kan nu de "hoeveelheid" invoeren. Met de knop "verwijderbaar" kun je aangeven of de klant of ober deze grondstof kan deselecteren. Klik op de knop "Toevoegen". Het ingrediënt wordt dan toegewezen aan het recept, zoals je bovenaan kunt zien. De inhoud van het recept is hier ook zichtbaar, evenals hoeveel kilogram er tijdens de verkoop uit de voorraad wordt geboekt. Nadat we hebben opgeslagen, voegen we nu het recept toe aan het verkoopartikel. Klik hiervoor op "Artikelen beheren" en het sub-item "Artikel". Vervolgens selecteer ik het verkoopartikel "Salami pizza klein". Als je nog geen salesitem hebt aangemaakt, doe dat dan. In het artikel ga ik naar het gedeelte "Receptuur". In de dropdown selecteer ik het recept dat ik zojuist heb aangemaakt. Bij de hoeveelheid voer ik in hoe vaak het recept in het verkoopartikel staat. Dit kan 75 gram zijn voor een kleine salamipizza of 2x voor een grote pizza, dus 150 gram. Als je hier de optie "verwijderbaar" activeert, heb je ook de mogelijkheid om een prijsverlaging voor het verkoopartikel in te voeren. Klik vervolgens op "Toevoegen" en het recept wordt opgeslagen.

Als je alle recepten hebt gemaakt, kun je nu naar het gedeelte "Prijzen" gaan. Zodra je het artikel voor de eerste keer hebt verkocht, kun je hier de "Kostprijs verkopen" voor je verschillende prijsgroepen zien. Dit is een goede indicator of je de recepten en grondstoffen goed hebt aangemaakt. Klik ten slotte op "Opslaan".

Het is ook belangrijk dat je "Voorraad bijwerken" hebt geactiveerd in de artikeleigenschappen voor het "Verkoopartikel".

Gefeliciteerd, je hebt de basis van goederenbeheer begrepen. Ga nu aan de slag en maak de overige artikelen.

7. Artikelbestellingen

Door leveranciers en grondstoffen aan te maken, heb je nu ook de mogelijkheid om goederen via SIDES te bestellen. Ga hiervoor naar het item "Artikelbestellingen" in het hoofditem "Voorraadbeheer". Je kunt een nieuwe bestelling aanmaken met de knop "Bestelformulier". Selecteer uw leverancier in het vervolgkeuzemenu. Onder "gewenste levermoment" kunt u automatisch de levertijd invoeren die door de leverancier is opgegeven wanneer u op de knop klikt. Als u niet wilt dat de bestelling wordt weergegeven wanneer de goederen zijn ontvangen, activeert u de bijbehorende optie "bij goedereningang niet weergeven". Klik vervolgens op "Opslaan". Je wordt nu automatisch doorgestuurd naar het orderoverzicht. Hier zie je alle grondstoffen die zijn aangemaakt door de leverancier. Je kunt de lijst filteren door artikelen te zoeken, te beperken tot een magazijn of de productgroep. Voer nu de hoeveelheid in die je bij de leverancier wilt bestellen. Hiervoor kun je gegevens invoeren in de eerste of tweede magazijngrootte. De prijs wordt dan automatisch gegenereerd. Als je klaar bent met het invoeren van alle artikelen, klik je op "Opslaan". U keert dan terug naar het overzicht. Als je de bestelling wilt verzenden, klik je op de knop met de boodschappentas "Boeken" om de bestelling te verzenden en te boeken. Zodra de bestelling is geboekt, verschijnt deze ook in de bestelacceptatie.

8. Orderontvangst

Om een goederenontvangst te boeken, klik je op "Voorraadbeheer" en vervolgens op "Goederenontvangst". Klik om te beginnen linksboven op "Goederenontvangst boeken". Je hebt nu twee opties. Als u uw bestelling via SIDES hebt geplaatst, selecteert u de leverancier in het vervolgkeuzemenu. Je ziet dan een overzicht van alle bestellingen. Als je geen bestelling hebt aangemaakt, kun je de grondstof zoeken en je goederenontvangst samenstellen met behulp van de naam of het artikel zoeken. Klik op de knop "+" om je goederen toe te voegen. Als je klaar bent, klik je op "Opslaan en invoeren beëindigen". De bestelling verschijnt dan in de lijst en kan worden geboekt door op de knop met het dollarteken "Boeken" te klikken. Het voorraadniveau en het voorraadlogboek worden dan bijgewerkt.

 

9. Voorraadsjablonen & voorraden

Regelmatige voorraadcontroles zijn essentieel voor effectief voorraadbeheer. Het stelt je ook in staat om zwakke punten, zoals diefstal, in een vroeg stadium te herkennen. Het is een goed idee om de belangrijkste artikelen minstens één keer per week te tellen en de hele voorraad één keer per maand te controleren. Om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken, kun je inventarisatiesjablonen maken. Klik hiervoor op "Voorraadbeheer" en vervolgens op "Voorraadsjablonen". Klik linksboven op "Inventarissjabloon toevoegen". Voer een naam in voor het inventarissjabloon en klik op "Opslaan en verder bewerken". Er verschijnt een knop met "Artikel bewerken". Nu kun je de grondstoffen toevoegen die je in je inventarissjabloon wilt hebben door op "Artikel bewerken" te klikken. Klik dan op "Opslaan" en nogmaals op "Opslaan". Je ziet dan je inventarissjabloon in het overzicht. Klik op "Bewerken". Nu kun je ook de leveranciers selecteren waarvoor je wilt tellen.

Laten we nu een inventaris uitvoeren. Het is het gemakkelijkst als je een tablet hebt waarmee je door het magazijn kunt gaan. Ga naar "Voorraadbeheer", dan "Voorraden" en klik op "Inventaris toevoegen". Voer een naam in en kies tussen de drie opties, of je een inventarisatiesjabloon wilt gebruiken, de items afzonderlijk wilt invoeren of alle items in het overzicht wilt tellen. In ons geval kies ik voor de lijst onder "Tellen met sjabloon" die we net hebben gemaakt. Je hebt dan een overzicht van alle items om te tellen. Als je verschillende magazijnen hebt, kun je klikken om daarheen te springen en te tellen. Je kunt ook vrije items toevoegen tijdens het tellen. Als je klaar bent, klik je op "Voltooien". De inventaris is dan zichtbaar in het overzicht en kan worden bewerkt totdat je op de knop "Boeken" klikt om de inventaris te boeken. Zodra dit is gebeurd, worden de voorraad en het voorraadlogboek bijgewerkt.

10. Afval en promotie

Het gedeelte "Afval en promotie" rondt het systeem voor goederenbeheer af. Hier kun je invoeren of een product of ingrediënten weggegooid moeten worden of dat je bepaalde producten als promotie weggeeft. Hier kun je invoeren of een product of ingrediënten moeten worden weggegooid of dat je bepaalde producten weggeeft als promotie. Je vindt het gedeelte onder "Voorraadbeheer" en vervolgens "Afval en promotie". Klik rechtsboven op de knop "Actie selecteren". Je kunt kiezen tussen "Afval", "Promo" (reclame), "Eigen verbruik" en "Andere". We maken een afvalstof aan. Zoek vervolgens naar het bijbehorende item in de lijst. Als je een verkoopartikel selecteert, worden alle grondstoffen in de overeenkomstige hoeveelheid uit de voorraad verwijderd. Voer de hoeveelheid van het verlies in en klik op "Opslaan". De voorraad is nu gecorrigeerd.

11. Voorraadprotocol

In het voorraadlogboek kun je alle voorraadbewegingen bekijken, van verkopen en voorraden tot afval en promoties. Je krijgt een overzicht van je voorraad en je voorraadwaarde. Het voorraadlogboek is te vinden onder "Voorraadbeheer" en vervolgens "Voorraadprotocol".

Sommige van de bovenstaande punten kunnen worden bewerkt via de admin en, afhankelijk van goedkeuring, in het POS.

12. Voorraadniveau 

Met het voorraadniveau kun je je huidige voorraad in de gaten houden. Het wordt automatisch bijgewerkt wanneer goederen worden verkocht of inventarisaties worden uitgevoerd. Je vindt het voorraadniveau onder "Voorraadbeheer" en vervolgens "Voorraad".

13. Kostprijs van verkochte goederen

De kostprijs van verkochte goederen wordt automatisch berekend door het systeem. Als de optie "Kostprijs verkopen tonen" is geactiveerd in de "Globale instellingen", in het gebied "Algemene winkelinstellingen" onder "Overige instellingen", worden de respectievelijke verkoopkosten per prijsgroep weergegeven in het gebied "Prijzen" voor elk artikel in het "Artikelen beheren". Dit helpt je enerzijds om te controleren of de grondstoffen en recepten correct zijn aangemaakt en anderzijds hoe hoog je goederenkosten zijn en of dit overeenkomt met je algemene kostenberekening. 

De totale kosten van de verkochte goederen worden vervolgens ook weergegeven in verschillende statistieken, bijvoorbeeld in de winkelvergelijking of Insights, of opgenomen in de berekening.

• Related Articles

• Voorraad

  Ter verbetering van de gebruiksvriendelijkheid hebben we de navigatiestructuur herzien, die binnenkort wordt gepubliceerd. Als onderdeel van deze update zijn sommige termen aangepast en zijn navigatie-items geherorganiseerd. Deze pagina maakt al ...

• Overzicht van de navigatiestructuur

  Wat We hebben de navigatiestructuur herzien om de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. De termen zijn aangepast en sommige navigatie-items zijn verplaatst. Waar Admin. 1. Achtergrond Om het gebruik van onze applicatie nog eenvoudiger en intuïtiever ...

• Gebruik van wegwerp- en retouremballage

  Wat Het is mogelijk om wegwerp- en herbruikbare verpakkingen (zoals Vytal, Relevo, Rezzeat) toe te voegen aan de verkoopartikelen, die vervolgens kunnen worden geselecteerd bij het bestellen (bijv. in de webshop, app, self-service terminal, kassa). ...