Über die Buchhaltung - Debitorenrechnungen
Bei der Ansicht der Liste über die Debitorenrechnungen ist es möglich, eine Übersicht für alle Stores und Kunden zu sehen. Mit dem Auswahlfeld oben links können die Stores ein- oder ausgeschlossen werden.
Es kann nach bezahlten, offenen und allen Rechnungen gefiltert werden.
Wenn die Filteroption „bereits bezahlte Rechnungen anzeigen“ oder "alle anzeigen" ausgewählt wird, kann zusätzlich nach einem Datum gefiltert werden, das standardmäßig auf ca. 1-2 Tage eingestellt ist. Die maximale Datumsspanne beträgt 31 Tage (es kann jedes Datum verwendet werden).
Es können auch Zahlungsaufforderungen gesendet, Bestellungen als bezahlt/offen markiert und Exporte erstellt werden.
Vorgehensweise für die Debitorenrechnungen:
1. Gehe zu den Debitorenrechnungen unter Admin: Buchhaltung > Debitorenrechnungen.
2. Falls noch kein Store ausgewählt wurde, kannst du oben links einen oder mehrere Stores auswählen, um sie einzuschließen oder durch Entfernen auszuschließen.
3. Wähle im Filter welche Debitorenrechnungen angezeigt werden sollen, es steht zur Auswahl: "alle offenen anzeigen", "bereits gezahlte anzeigen" und "alle anzeigen". Je nach angewendetem Filter wird eine Datumsspanne angezeigt. Bei Bedarf kannst du diese auf ein gewünschtes Datum ändern.
4. Klicke anschließend auf "Aktualisieren". Es wird eine Liste der entsprechenden Filter angezeigt.
5. Nun können die bereits bezahlten Rechnungen als "bezahlt" markiert werden, indem du auf die Checkbox neben "bezahlt" klickst. Klicke anschließend auf "Ausgewählte speichern". Auf die gleiche Weise kann der Status auch wieder auf "unbezahlt" zurückgesetzt werden (je nach gewähltem Filter sind bezahlte Rechnungen möglicherweise nicht sichtbar. Diese können durch Auswahl des Filters "alle anzeigen" wieder sichtbar gemacht werden).
Erklärungen der Funktionen:
Zahlungsaufforderung senden: Der Name des Kunden, an den die Zahlungsaufforderung gesendet wird, ist daneben zu sehen. Mit dem Button "Zahlungsaufforderung senden" wird eine Zahlungsaufforderung per E-Mail an den Kunden gesendet, die alle aktuell aufgelisteten, noch offenen Rechnungen enthält (dies funktioniert nur, wenn die Bankdaten für den Store ausgefüllt sind - wenn nicht, erscheint beim Anklicken des Buttons oben rechts eine rote Fehlermeldung).
Zahlungsaufforderungen: Wenn die Zahlungsaufforderung nach dem Klick auf "Zahlungsaufforderung senden" erfolgreich versendet wurde, wird für alle relevanten Einträge das
aktuelle Datum automatisch in der Spalte "Zahlungsaufforderungen" eingetragen, seit dem die Rechnungen als "unbezahlt" gelistet sind.
Kundenname: Durch Klicken auf den Kundennamen öffnet sich im gleichen Browser-Tab die Einzelkundenansicht. In dieser Ansicht können im unteren Bereich ebenfalls die offenen Rechnungen des Kunden nach Stores aufgeteilt eingesehen und als bezahlt markiert werden. Außerdem können ebenfalls Zahlungserinnerungen versendet, Exporte erstellt und durch Klick auf die Rechnungsnummer die Bestelldetails eingesehen werden.
Re-Nr. (Rechnungsnummer): Durch Klicken auf die Rechnungsnummer öffnen sich die Bestelldetails der entsprechenden Kundenbestellung.
Excel: Mit dem Button "Excel", der sich ganz oben befindet, werden alle gefilterten Debitorenrechnungen als xlsx-Datei exportiert.
Download-Button neben dem Storenamen: Mit dem Button "Excel-Download Store", der sich neben dem Storenamen befindet, werden alle gefilterten Debitorenrechnungen von diesem Store als xlsx-Datei exportiert.
Download-Button neben dem Kundennamen: Mit dem Button "Excel-Download Kunde", der sich neben dem Kundenamen befindet, werden alle gefilterten Debitorenrechnungen von diesem Kunden als xlsx-Datei exportiert.