"Kauf auf Rechnung" für den Webshop/App aktivieren und verwenden
Was Es besteht die Möglichkeit, die Zahlungsmethode "Kauf auf Rechnung" für einzelne Kunden zu aktivieren, damit diese erst nachträglich bezahlen können. Wo Admin: Store > Stores > Bearbeiten > Zahlungsarten > Kauf auf Rechnung > Ja. Admin: Kunde > Kundenliste > Suchen > Bearbeiten > Debitorenrechnungen > Kunde darf die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" benutzen > Ja. |
Wenn ein Kunde die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" verwendet, wird automatisch eine unbezahlte Rechnung erstellt, die bei den Debitorenrechnungen erscheint.
Diese Rechnungen werden nach
Kunden aufgeschlüsselt und zeigen die Summe sowie die Anzahl der
Rechnungen an. Bereits gezahlte Teilbeträge (z. B. bei Teilzahlungen) und noch offene
Beträge (der verbleibende Ist-Wert bei der Zahlungsart "Kauf auf
Rechnung") werden aufgeteilt dargestellt.
Die Rechnungen können nach Stores und nach dem Status "bezahlt" oder "nicht bezahlt" gefiltert werden.
Diese Anleitung beschreibt, wie die
Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" für einen bestehenden Kunden aktiviert
wird und wie der Kunde sie nutzen kann.
"Kauf auf Rechnung" in den Storeeinstellungen aktivieren
Als Erstes wird die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" in den Storeeinstellungen aktiviert.
1. Gehe dazu unter Admin: Store > Stores > Bearbeiten > Zahlungsarten.
2. Setze die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" auf "Ja". Es sind keine weiteren Eintragungen notwendig.
2. Setze die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" auf "Ja". Es sind keine weiteren Eintragungen notwendig.
3. Scrolle ganz nach unten und klicke auf den Button "Speichern".
"Kauf auf Rechnung" für den Kunden aktivieren
In diesem Schritt wird für einen bestehenden Kunden die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" aktiviert.
Die Vorgehensweise muss für jeden einzelnen relevanten Kunden durchgeführt werden. Nur die berechtigten Kunden sehen diese Zahlungsart im Webshop/App, wenn sie im Kundenkonto eingeloggt sind. Die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" erscheint ebenfalls in der Admin/POS, wenn dieser Kunde für eine Lieferung oder Abholung ausgewählt wurde.
Vorgehensweise zum Aktivieren für einen bestehenden Kunden:
1. Suche in der Kundenliste nach einem bestehenden Kunden, für den "Kauf auf Rechnung" aktiviert werden soll, gehe dazu auf Admin: Kunde > Kundenliste > Suchen.
Der Kunde muss für den Webshop/App registriert sein.
2. Bearbeite den Kunden mit dem Button "Bearbeiten".
2. Bearbeite den Kunden mit dem Button "Bearbeiten".
3. Gehe dann auf den Reiter "Debitorenrechnungen".
4. Setze den Schalter unter "Kunde darf die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" benutzen" auf "Ja".
5. Speichere die Einstellung mit dem Button "Speichern".
Der Kunde kann nun bei allen Shops, die die Zahlungsart aktiviert haben, "Kauf auf Rechnung" nutzen, sofern er in seinem Konto im Webshop/App angemeldet ist.
Vorgehensweise im Webshop
Der Kunde kann im Webshop die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" wie folgt verwenden:
1. Der Kunde muss in seinem Webshop-Konto eingeloggt sein.
2. Er erstellt eine Bestellung.
3. Anschließend kann der Kunde im Checkout die Zahlungsmethode "Kauf auf Rechnung" auswählen.
Überblick über die mit "Kauf auf Rechnung" getätigten Bestellungen
Als Store-Betreiber kannst du auf verschiedene Arten einen Überblick über alle Bestellungen erhalten, die mit der Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" getätigt wurden.
Dazu gibt es diese beiden Arten:
Über die Buchhaltung - Debitorenrechnungen
Bei der Ansicht der Liste über die Debitorenrechnungen ist es möglich, eine Übersicht für alle Stores und Kunden zu sehen. Mit dem Auswahlfeld oben links können die Stores ein- oder ausgeschlossen werden.
Es kann nach bezahlten, offenen und allen Rechnungen gefiltert werden.
Wenn die Filteroption „bereits bezahlte Rechnungen anzeigen“ oder "alle anzeigen" ausgewählt wird, kann zusätzlich nach einem Datum gefiltert werden, das standardmäßig auf ca. 1-2 Tage eingestellt ist. Die maximale Datumsspanne beträgt 31 Tage (es kann jedes Datum verwendet werden).
Es können auch Zahlungsaufforderungen gesendet, Bestellungen als bezahlt/offen markiert und Exporte erstellt werden.
Vorgehensweise für die Debitorenrechnungen:
1. Gehe zu den Debitorenrechnungen unter Admin: Buchhaltung > Debitorenrechnungen.
2. Falls noch kein Store ausgewählt wurde, kannst du oben links einen oder mehrere Stores auswählen, um sie einzuschließen oder durch Entfernen auszuschließen.
3. Wähle im Filter welche Debitorenrechnungen angezeigt werden sollen, es steht zur Auswahl: "alle offenen anzeigen", "bereits gezahlte anzeigen" und "alle anzeigen". Je nach angewendetem Filter wird eine Datumsspanne angezeigt. Bei Bedarf kannst du diese auf ein gewünschtes Datum ändern.
4. Klicke anschließend auf "Aktualisieren". Es wird eine Liste der entsprechenden Filter angezeigt.
5. Nun können die bereits bezahlten Rechnungen als "bezahlt" markiert werden, indem du auf die Checkbox neben "bezahlt" klickst. Klicke anschließend auf "Ausgewählte speichern". Auf die gleiche Weise kann der Status auch wieder auf "unbezahlt" zurückgesetzt werden (je nach gewähltem Filter sind bezahlte Rechnungen möglicherweise nicht sichtbar. Diese können durch Auswahl des Filters "alle anzeigen" wieder sichtbar gemacht werden).
Erklärungen der Funktionen:
Zahlungsaufforderung senden: Der Name des Kunden, an den die Zahlungsaufforderung gesendet wird, ist daneben zu sehen. Mit dem Button "Zahlungsaufforderung senden" wird eine Zahlungsaufforderung per E-Mail an den Kunden gesendet, die alle aktuell aufgelisteten, noch offenen Rechnungen enthält (dies funktioniert nur, wenn die Bankdaten für den Store ausgefüllt sind - wenn nicht, erscheint beim Anklicken des Buttons oben rechts eine rote Fehlermeldung).
Zahlungsaufforderungen: Wenn die Zahlungsaufforderung nach dem Klick auf "Zahlungsaufforderung senden" erfolgreich versendet wurde, wird für alle relevanten Einträge das
aktuelle Datum automatisch in der Spalte "Zahlungsaufforderungen" eingetragen, seit dem die Rechnungen als "unbezahlt" gelistet sind.
Kundenname: Durch Klicken auf den Kundennamen öffnet sich im gleichen Browser-Tab die Einzelkundenansicht. In dieser Ansicht können im unteren Bereich ebenfalls die offenen Rechnungen des Kunden nach Stores aufgeteilt eingesehen und als bezahlt markiert werden. Außerdem können ebenfalls Zahlungserinnerungen versendet, Exporte erstellt und durch Klick auf die Rechnungsnummer die Bestelldetails eingesehen werden.
Re-Nr. (Rechnungsnummer): Durch Klicken auf die Rechnungsnummer öffnen sich die Bestelldetails der entsprechenden Kundenbestellung.
Excel: Mit dem Button "Excel", der sich ganz oben befindet, werden alle gefilterten Debitorenrechnungen als xlsx-Datei exportiert.
Download-Button neben dem Storenamen: Mit dem Button "Excel-Download Store", der sich neben dem Storenamen befindet, werden alle gefilterten Debitorenrechnungen von diesem Store als xlsx-Datei exportiert.
Download-Button neben dem Kundennamen: Mit dem Button "Excel-Download Kunde", der sich neben dem Kundenamen befindet, werden alle gefilterten Debitorenrechnungen von diesem Kunden als xlsx-Datei exportiert.
Checkbox "bezahlt": Mit der Checkbox "bezahlt" können die Rechnungen als bezahlt markiert werden. Um das zu speichern, muss anschließend noch auf den Button "Ausgewählte speichern" geklickt werden. Auf die gleiche Weise kann der Status auch wieder auf "unbezahlt" zurückgestellt werden (je nach gewähltem Filter sind bezahlte Rechnungen möglicherweise
nicht sichtbar. Diese können durch Auswahl des Filters "alle
anzeigen" wieder sichtbar gemacht werden).
Zahldatum: Beim Zahldatum wird das aktuelle Datum eingetragen, sobald die Checkbox "bezahlt" geklickt und gespeichert wurde. Es ist nicht das Datum, an dem der Kunde tatsächlich gezahlt hat. Das konkrete Datum und die Uhrzeit des Zahlungseingangs sollten optimalerweise zusätzlich extern geprüft und dokumentiert werden, um Verwechslungen bzw. Missverständnisse zu vermeiden.
Über die Kundenliste - Einzelkundenansicht
Bei der Ansicht eines Kunden über die Kundenliste kann der Store-Betreiber alle offenen Rechnungen im unteren Bereich sehen. Von dort aus ist es möglich, eine Zahlungsaufforderung per E-Mail an den Kunden zu senden, Rechnungen als bezahlt zu markieren und Exporte zu erstellen.
Vorgehensweise für die Einzelkundenansicht:
1. Gehe dazu in die Kundenliste unter Admin: Kunden > Kundenliste > Suchen.
2. Klicke nun bei dem Kunden auf den Button "Ansehen".
3. Scrolle nach unten, dort sind die offenen Debitorenrechnungen zu sehen.
4. Nun können die bereits bezahlten Rechnungen als "bezahlt" markiert werden, indem du auf die Checkbox neben "bezahlt" klickst. Klicke anschließend auf "Auswahl speichern".
Erklärungen der Funktionen:
Zahlungsaufforderung senden: Mit dem Button "Zahlungsaufforderung senden" wird eine Zahlungsaufforderung per E-Mail an den Kunden gesendet, die alle aktuell aufgelisteten, noch offenen Rechnungen enthält (dies funktioniert nur, wenn die Bankdaten für den Store ausgefüllt sind - wenn nicht, erscheint beim Anklicken des Buttons oben rechts eine rote Fehlermeldung).
Zahlungsaufforderungen: Wenn die Zahlungsaufforderung nach dem Klick auf "Zahlungsaufforderung senden" erfolgreich versendet wurde, wird für alle relevanten Einträge das aktuelle Datum automatisch in der Spalte "Zahlungsaufforderungen" eingetragen, seit dem die Rechnungen als "unbezahlt" gelistet sind.
Re-Nr. (Rechnungsnummer): Durch Klicken auf die Rechnungsnummer öffnen sich die Bestelldetails der entsprechenden Kundenbestellung.
Export: Mit den beiden Buttons "Excel-Download Kunde" und "Excel-Download Store" können die offenen Debitorenrechnungen entweder pro Store oder pro Kunde exportiert werden.
Checkbox "bezahlt": Mit der Checkbox "bezahlt" können die Rechnungen als bezahlt markiert werden. Um das zu speichern, muss anschließend noch auf den Button "Auswahl speichern" geklickt werden.
Damit die Debitorenrechnungen in der Buchhaltung, sowie in der Einzelkundenansicht gesehen und bearbeitet werden können, wird das Benutzerrecht "Admin" benötigt oder eine Benutzergruppe, die diese beiden Benutzerrechte besitzt: "outstandingPayments.list" und "outstandingPayments.edit".Eine Zusammenfassung der Debitorenrechnungen ist hier zu finden:
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