Warenwirtschaft

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Was Mit der Warenwirtschaft lässt sich ein Überblick über den Warenverbrauch erhalten, und zudem können Warenbestellungen sowie Wareneingänge effizient verwaltet werden. Wo Admin: Warenwirtschaft.

1. Übersicht

Die Warenwirtschaft ist ein leistungsfähiges Werkzeug, um einen Überblick über den Warenverbrauch zu erhalten sowie Warenbestellungen und Wareneingänge zu managen. In der Regel betragen die Wareneinsatzkosten ca. 25 % - 30 %. Die Dunkelziffer liegt bei vielen Unternehmen darüber, weil sie den Einsatz in der Küche nicht standardisieren, den Verbrauch nicht überprüfen und Schwund durch Diebstahl nicht überblicken können. Der Verlust kann enorm sein, ohne dass sie es merken. Die Einführung einer Warenwirtschaft ist ein zeitaufwändiger Prozess und muss mit Disziplin umgesetzt werden, damit er Erfolg hat. Das Gute ist, man kann in kleinen Schritten starten und sich nach und nach verbessern. Starte zum Beispiel mit leicht zählbaren Artikeln wie Getränken und Eis und arbeite dich dann an die komplexeren Produkte heran.  

2. Store- und storeübergreifende Einstellungen

Es ist wichtig, dass bei der Mandantenanlage das entsprechende Land hinterlegt wird, sonst wird der Verkaufspreis und der Wareneinsatz nicht richtig berechnet.

Unter "Globale Einstellungen" findest du im Bereich "Storeübergreifenden Einstellungen" den Abschnitt "Sonstige Einstellungen". Dort kannst du im Bereich "Stammdaten-Einstellungen für Artikel, Warenwirtschaft und Buchhaltung" die Einstellung vornehmen, ob der Wareneinsatz angezeigt wird. Ist diese Option "Wareneinsatz anzeigen" aktiviert, dann wird an den entsprechenden Stellen, z. B. bei den Artikelpreisen, der Wareneinsatz eines Artikels angezeigt.

In der "Storeverwaltung" unter "Stores" musst du im Abschnitt "Einstellungen" im Bereich "Lager und Warenwirtschaft" die Lagerbuchung aktivieren, damit die Lagerwirtschaft funktioniert. Außerdem kannst du entscheiden, ob die Buchung sofort oder nach dem Kassenabschluss erfolgt. Weiterhin kannst du Artikel in der Kasse, im Webshop etc. automatisch auf "ausverkauft" setzen, wenn der Bestand unter null ist. Ein wichtiger Punkt für die Wareneinsatzbewertung ist die Methode zur Lagerbewertung. Hier kannst du zwischen zwei Optionen wählen: die Berechnung des Lagerbestandes mit den aktuellen Einkaufspreisen, die bei deiner letzten Warenbestellung angegeben wurden, oder aber ein Mischpreis aus den historischen Werten. Der Mischpreis berechnet sich wie folgt: Alter Preis * alter Bestand + neuer Preis * neuer Bestand / neuen Gesamtbestand.

 

3. Lieferanten

Der einfachste Einstieg bei der Einrichtung der Warenwirtschaft ist die Anlage der Lieferanten. Du erreichst den Punkt "Lieferanten" über den Hauptpunkt "Warenwirtschaft". Klicke auf den Punkt oben links "Lieferanten hinzufügen". Gib die Firmendaten an und entscheide, ob die Daten an den Lieferanten elektronisch via E-Mail oder Schnittstelle übermittelt werden sollen. So kann die mit dem Lieferanten vereinbarte Dateiart ausgewählt werden, welche an die im Kontakt hinterlegte E-Mail-Adresse versendet werden kann. Wenn dies der Fall ist, dann bekommen alle Lieferanten außer TransGourmet eine E-Mail mit einer CSV zugeschickt, in der sich die Bestellung befindet.    

Im Abschnitt "Zahlungs- und Lieferbedingungen" kannst du die Standard-Zahlungs- und Lieferbedingungen hinterlegen. Im Abschnitt "Kontakte" kannst du den Standardkontakt hinterlegen. Diese kannst du im Abschnitt "Store-Einstellungen" auch noch einmal für verschiedene Stores individualisieren. Hier kannst du dann auch noch festlegen, ob die Bestellung elektronisch übermittelt wird.

4. Lagerorte

Im nächsten Schritt solltest du deine Lagerorte anlegen. Dies macht es dir bei Inventuren viel einfacher, deine Artikel zu zählen. Der Navigationspunkt "Lagerorte" befindet sich ebenfalls im Hauptpunkt "Warenwirtschaft". Klicke jetzt auf den Button "Lagerort hinzufügen". Gib dem Lagerort einen Namen und klicke auf "Speichern und weiter bearbeiten". Nun kannst du sogar ein neues Unterlager oder Regal hinzufügen, um noch genauer zu bestimmen, wo der Artikel sich befindet. Wenn du fertig bist, dann klicke auf "Speichern".

5. Artikelanlage

Der anspruchsvollste Teil ist die Artikelanlage. Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen Verkaufsartikeln, Toppings, Rohstoffen, Menüs und Guthaben.
Wichtig ist, dass nur zu Rohstoffen können Allergene und Nährwerte hinzugefügt werden. Rohstoffe werden in Rezepten gebündelt und dann Verkaufsartikeln zugewiesen.

Die Summe der Preise der eingesetzten Rohstoffe ergibt dann den Einkaufspreis für den Verkaufsartikel, eine wichtige Kennziffer. Die Division von Einstandspreis durch den Netto-Verkaufspreis ist der Wareneinsatz (Kennziffer).
Wichtig ist, dass alle Rezeptzutaten und auch Verpackungen, Servietten und ähnliches berücksichtigt werden.

 

Auch Allergene, Inhaltsstoffe etc. können an den Verkaufsartikel vom Rohstoff übertragen werden. Die Allergene und Grundpreise sind für den Webshop verpflichtend zu hinterlegen.

 

Jetzt lass uns mit der Anlage deines ersten Rohstoffes beginnen. Gehe dazu auf den Punkt "Artikelverwaltung" und dann auf den Punkt "Artikel". Klicke oben links auf das Pluszeichen "+" für "Artikel hinzufügen". Gib eine Nummer für den Artikel ein, die es dir einfach macht, den Rohstoff zu identifizieren. Hinterlege außerdem einen Namen. Scrolle nun nach unten, deaktiviere den Schalter "Verkaufsartikel" und aktiviere den Schalter "Lager aktualisieren" und "Rohstoff". Du hast noch einen Schalter "Lokales Sourcing", diesen solltest du aktivieren, wenn du mehrere Stores oder ein Franchisesystem hast und sich die Storebetreiber den Rohstoff auch lokal, z. B. im Großhandel, kaufen können. Speichere dann den Artikel und bearbeite ihn wieder. Du kannst nun auf den Abschnitt "Lager" klicken. Hier gibst du als erstes den Mindestbestand ein. Der wichtigste Schritt ist die Angabe der Lagergrößen. Verwende bei der "Einheit pro Lagergröße" eine für dich gut zählbare Einheit, z. B. Kilogramm oder Liter, die es dir auch ermöglicht, angebrochene Verpackungen oder Verpackungen mit unterschiedlichen Inhaltsgrößen zu zählen. Gib dann den Inhalt der Einheit an, z. B. 1000, und hinterlege noch eine Einheit des Inhalts, z. B. noch einmal Gramm. Diese Angabe sollte immer der kleinsten Einheit entsprechen, weil es dir dann leichter fällt, die Rezepte zusammenzustellen. Wie das alles zusammenspielt, wirst du bald sehen.
Nun kannst du den von dir angelegten Lieferanten zuordnen mit dem Button "Lieferant hinzufügen". Dies können beliebig viele sein, wenn du den Rohstoff von unterschiedlichen Lieferanten und zum Beispiel aus dem Supermarkt beziehst. Wähle, ob es sich um deinen Hauptlieferanten handelt, suche den Lieferanten in der Liste aus und lege die Standardartikelnummer des Lieferanten an. Außerdem kannst du den Namen des Lieferanten anlegen.

Dieser wird als Standard verwendet, wenn du beim Wareneingang keinen anderen Preis einträgst. Im Bereich "Liefereinheiten und -gebinde" kannst du zwei unterschiedliche Bestellgrößen hinterlegen, falls der Lieferant diese liefert. In unserem Beispiel nehmen wir als erste Größe "Stück" mit einer "enthaltene Menge des Artikels" von 1000.

Dies bedeutet, das der Artikel 1000 Gramm hat. Als zweite Größe wählen wir "Karton" und als "enthaltene Menge des Artikels" 32, das heißt, der Karton hat 32 Stück. Wenn du jetzt auf "Speichern" klickst, ist der Lieferant fertig angelegt. Klicke noch einmal auf "Speichern" und du hast deinen ersten Rohstoff angelegt.

6. Rezepte & Verkaufsartikel

Wie schon erklärt, müssen Rohstoffe nun in Rezepten zusammengefasst werden, damit sie einem Verkaufsartikel zugeordnet werde können. Klicke dazu auf "Rezepte" im Bereich "Artikelverwaltung".  Klicke auf "Rezepte hinzufügen". Gib dem Rezept einen Namen und klicke auf "Speichern und weiter bearbeiten". Das Rezept wird gespeichert und springt zu dem Abschnitt "Bestandteile". Hier kannst du jetzt deine Rohstoffe aussuchen. Wie du die Rezepte anlegst, ist dir überlassen. Du kannst z. B. ein Grundrezept für den Pizzateig anlegen, den du in unterschiedlichen Mengen dann in unterschiedlichen Pizzen verwendest, oder aber du legst für jedes Produkt ein eigenes Rezept an. Rezepte lassen sich auch in Rezepte packen, dein Umsetzungsspielraum ist also groß.
In unserem Fall lege ich ein Rezept für eine Salamipizza an. Zuerst suche ich mir die Salami, die ich vorhin als Rohstoff angelegt habe. Ich kann nach der Artikelnummer oder dem Namen suchen. Ich wähle sie aus und kann nun die "Menge" hinterlegen. Mit dem Schalter "entfernbar" kannst du angeben, ob der Kunde oder der Kellner diesen Rohstoff abwählen kann. Klicke auf den Button "Hinzufügen". Der Rohstoff ist dann dem Rezept zugeordnet, wie du im oberen Bereich sehen kannst. Hier wird auch der Inhalt des Rezeptes sichtbar sowie, wie viele Kilogramm aus des Lagerbestand beim Verkauf gebucht werden. Nachdem wir gespeichert haben, fügen wir nun das Rezept dem Verkaufsartikel zu. Klicke dazu auf "Artikelverwaltung" und den Unterpunkt "Artikel". Ich wähle dann den Verkaufsartikel "Salami Pizza klein". Wenn du noch keine Verkaufsartikel hinterlegt hast, dann lege diesen bitte an. Im Artikel gehe ich auf den Abschnitt "Rezeptur". Im Dropdown wähle ich mein gerade angelegtes Rezept aus. Als Menge gebe ich an, wie oft das Rezept in dem Verkaufsartikel steckt. So könnten es für eine kleine Salamipizza einmal 75 Gramm oder für eine große Pizza 2x, also 150 Gramm, sein. Wenn du hier die Option "entfernbar" aktivierst, hast du außerdem die Möglichkeit, eine Preisreduktion für den Verkaufsartikel zu hinterlegen. Klicke dann auf "Hinzufügen" und das Rezept ist hinterlegt.

Nachdem du alle Rezepte angelegt hast, kannst du nun in den Abschnitt "Preise" springen. Sobald du den Artikel das erste Mal verkauft hast, kannst du hier den "Wareneinsatz" für deine unterschiedlichen Preisgruppen sehen. Dies ist ein guter Indikator, ob du die Rezepte und Rohstoffe richtig angelegt hast. Klicke zum Schluss auf "Speichern".

Wichtig ist noch, dass du auch beim "Verkaufsartikel" das "Lager aktualisieren" bei den Artikeleigenschaften aktiviert hast.

Herzlichen Glückwunsch, du hast die Grundlagen der Warenwirtschaft verstanden. Mache dich jetzt ran und lege die restlichen Artikel an.

7. Warenbestellungen

Durch die Anlage der Lieferanten und der Rohstoffe hast du nun auch die Möglichkeit, Waren über SIDES zu bestellen. Gehe dazu auf den Punkt "Warenbestellungen" des Hauptpunktes "Warenwirtschaft". Über den Button "Bestellformular" kannst du eine neue Bestellung anlegen. Suche aus dem Dropdown deinen Lieferanten heraus. Unter "Gewünschter Lieferzeitpunkt" kann automatisch die Lieferzeit hinterlegt werden, die beim Lieferanten angegeben ist, wenn du auf den Button klickst. Wenn du nicht möchtest, dass die Bestellung beim Wareneingang angezeigt wird, aktiviere die entsprechende Option "Beim Wareneingang nicht anzeigen". Klicke dann auf "Speichern". Jetzt wirst du automatisch auf die Bestellübersicht geleitet. Hier siehst du alle Rohstoffe, die beim Lieferanten angelegt sind. Du kannst die Liste filtern, indem du nach Artikel suchst, sie auf ein Lager oder die Warengruppe beschränkst. Gib nun die entsprechende Menge ein, die du beim Lieferanten bestellen möchtest. Dazu kannst du in der ersten oder zweiten Lagergröße Eintragungen machen. Der Preis wird dann automatisch generiert. Wenn du alle Artikel fertig eingegeben hast, klicke auf "Speichern". Du gelangst dann wieder auf die Übersicht. Wenn du die Bestellung abschicken willst, klicke nun auf den Button mit der Einkaufstasche "Buchen", um die Bestellung zu verschicken und zu buchen. Sobald sie gebucht ist, erscheint sie auch in der Bestellannahme.

8. Bestellannahme

Um einen Wareneingang zu verbuchen, klicke auf den Punkt "Warenwirtschaft", dann "Wareneingang". Um zu starten, klicke oben links auf "Wareneingang buchen". Du hast nun zwei Möglichkeiten. Solltest du deine Bestellung über SIDES aufgegeben haben, dann suche den Lieferanten aus dem Dropdown aus. Du bekommst dann eine Übersicht aller Bestellungen. Solltest du keine Bestellung angelegt haben, kannst du über den Namen oder die Artikelsuche, den Rohstoff suchen und deinen Wareneingang zusammenstellen. Klicke dazu auf den "+" Button, um deine Waren hinzuzufügen. Wenn du fertig bist, klicke auf "Speichern und Erfassung beenden". Die Bestellung erscheint dann in der Liste und kann mit dem Klick auf den Button mit dem Dollarzeichen "Buchen" gebucht werden. Im Anschluss aktualisiert sich der Lagerbestand und das Lagerprotokoll.

 

9. Inventurvorlagen & Inventuren

Eine regelmäßige Kontrolle des Lagerbestands ist essenziell für eine effektive Lagerhaltung. Sie ermöglicht dir auch, Schwachstellen, wie z. B. Diebstähle, frühzeitig zu erkennen. Es bietet sich an, mindestens einmal die Woche die wichtigsten Artikel zu zählen und einmal im Monat den gesamten Bestand zu prüfen. Um dies so einfach wie möglich zu gestalten, kannst du dir Inventurvorlagen anlegen. Klicke dazu auf "Warenwirtschaft", dann "Inventurvorlagen". Klicke oben links auf "Inventurvorlagen hinzufügen". Gib einen Namen für die Inventurvorlage an und klicke auf "Speichern und weiter bearbeiten". Es erscheint ein Button mit "Artikel bearbeiten". Jetzt kannst du mit Klick auf "Artikel bearbeiten" die Rohstoffe hinzufügen, die du in deiner Inventurvorlage haben möchtest. Klicke dann auf "Speichern" und noch einmal auf "Speichern". Du siehst dann deine Inventurvorlage in der Übersicht. Klicke auf "Bearbeiten". Jetzt kannst du zusätzlich noch die Lieferanten anwählen, für die du ggf. zählen möchtest.

Lass uns jetzt eine Inventur durchführen. Am einfachsten ist es, wenn du ein Tablet hast, mit dem du durch das Lager gehst. Gehe zur "Warenwirtschaft", dann "Inventuren" und klicke auf "Inventur hinzufügen". Gib eine Bezeichnung an und wähle zwischen den drei Optionen, ob du mit einer Inventurvorlage, die Artikel einzeln eingeben oder alle Artikel in der Übersicht zählen möchtest. In unserem Fall wähle ich die Liste unter "Zählen mit Vorlage", die wir gerade angelegt haben. Du hast dann alle Artikel zum Zählen im Überblick. Wenn du verschiedene Lager hast, dann kannst du durch Klicken in diese springen und zählen. Weiterhin kannst du auch freie Eingaben beim Zählen hinzufügen. Wenn du fertig bist klicke auf "Fertigstellen". Die Inventur ist dann in der Übersicht sichtbar und kann solange bearbeitet werden, bis du durch den Klick auf den Button mit dem Einkaufswagen "Buchen" die Inventur buchst. Wenn dies erfolgt ist, dann werden der Lagerbestand und das -protokoll aktualisiert.

10. Abfall und Werbung

Der Bereich "Abfall und Promotion" rundet die Warenwirtschaft ab. Hier kannst du hinterlegen, wenn ein Produkt oder Zutaten weggeworfen werden müssen oder du bestimmte Produkte als Werbung herausgibst. Du findest den Bereich unter "Warenwirtschaft", dann "Abfall und Promo". Klicke auf den Button "Aktion hinzufügen" oben rechts. Du kannst zwischen "Abfall", "Promo" (Werbung), "Eigenverbrauch" und "Sonstiges" wählen. Wir legen einen Abfall an. Suche dann in der Liste den entsprechenden Artikel. Solltest du einen Verkaufsartikel wählen, dann werden alle enthaltenen Rohstoffe in der entsprechenden Menge aus dem Lagerbestand ausgebucht. Gib die Menge des Verlustes an und klicke auf "Speichern". Der Bestand ist nun korrigiert.

11. Lagerprotokoll

Im Lagerprotokoll kannst du alle Lagerbewegungen einsehen, von den Verkäufen über die Inventuren bis hin zu Abfall und Promo. Du bekommst eine Übersicht über deinen Bestand sowie über deinen Lagerwert. Das Lagerprotokoll befindet sich unter "Warenwirtschaft", dann "Lagerprotokoll".

Einige der zuvor genannten Punkte können über die Admin und je nach Freigabe in der POS bearbeitet werden.

12. Lagerbestand 

Mit dem Lagerbestand hast du deinen aktuellen Warenbestand im Blick. Er wird automatisch aktualisiert, wenn Waren verkauft oder Inventuren durchgeführt werden. Den Lagerbestand findest du unter "Warenwirtschaft", dann "Lagerbestand".

13. Wareneinsatzkosten

Die Wareneinsatzkosten werden automatisch vom System berechnet. Wenn in den "Globalen Einstellungen", im Bereich "Storeübergreifenden Einstellungen" unter "Sonstige Einstellungen" die Option "Wareneinsatz anzeigen" aktiviert ist, dann wird im Bereich "Preise" bei jedem Artikel in der "Artikelverwaltung" der jeweilige Wareneinsatz pro Preisgruppe angezeigt. Das hilft dir einerseits zu prüfen, ob die Anlage der Rohstoffe und Rezepte richtig ist, und andererseits, wie hoch dein Wareneinsatz ist und ob dieser zu deiner allgemeinen Kostenkalkulation passt. 

Der gesamt Wareneinsatz wird dann auch in unterschiedlichen Statistiken, z. B. beim Storevergleich oder den Insights, angezeigt bzw. in die Berechnung einbezogen.

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