Wie mache ich einen Kassenbuch-/DATEV-Export für meinen Steuerberater?

Wie mache ich einen Kassenbuch-/DATEV-Export für meinen Steuerberater?


Was
Durch einen Kassenbuch-Export wird eine Datei erstellt, die z. B. in DATEV oder Twinfield eingelesen werden kann. Es können unterschiedliche Export-Formate gewählt werden.

Wo
Admin: Buchhaltung > Kassenbuch > Exportieren als.

Dein Steuerberater kann gerne unseren Kassenbuch-Export nutzen. Mit einer kurzen Information an unser Customer Success Team, können wir eine Benutzergruppe für deinen Steuerberater anlegen. Mit dieser Benutzergruppe können alle relevanten Daten bereitgestellt werden.


Allgemeine Fibu-Einstellungen hinterlegen

"Fibu" ist eine Abkürzung für Finanzbuchhaltung. 

Die allgemeinen Fibu-Einstellungen (Finanzbuchhaltungseinstellungen) werden hinterlegt unter Admin: Store > Stores > bearbeiten > Einstellungen > Kassenbuch und Kassenabschlüsse.
Der gesamte Abschnitt "Kassenbuch und Kassenabschlüsse" ist für die Finanzbuchhaltung.

Zunächst müssen jedoch im Admin-Bereich die Buchhaltungskonten eingetragen werden, unter Admin: Store > Stores > bearbeiten > Einstellungen > Kassenbuch und Kassenabschlüsse.
Auch wenn die Bezeichnung gleich lautet, muss in jedes Feld das Konto eingetragen werden. 
Bei Änderungen der Buchhaltungskonten müssen diese in den jeweiligen einzelnen Feldern geändert werden.

Zu beachten ist, dass beim "Erlöskonto der Steuer: steuerfrei" ein Konto hinterlegt wird, auf dem die Guthaben gebucht werden.
Dieses Konto muss auch einen Reiter weiter unter "Zahlungsarten" bei der Zahlart "Guthaben unbar" eingetragen werden, gegebenenfalls muss diese Zahlungsart noch aktiviert werden.





Damit nicht nur die Einnahmen, sondern auch die Abführungen und Ausgaben kontiert werden, müssen auch dafür die Konten hinterlegt werden.

Hast du 2 Stores in einer gemeinsamen Buchführung, so kannst du unter "Kostenstelle 1" ein Unterscheidungskennzeichen eingeben.

Soll ein Kassenbuch-Export mit einer vorherigen Prüfung durchgeführt werden, so müssen für den "DATEV-Export" entsprechende zusätzliche Angaben hinterlegt werden.

Wichtig
Ohne ein Buchungskonto wird die Prüfung des DATEV-Exports fehlschlagen.


DATEV-Nummern hinterlegen

Die DATEV-Nummern sind im selben Bereich zu hinterlegen, unter Admin: Store > Stores > bearbeiten > Einstellungen > Kassenbuch und Kassenabschlüsse > "DATEV-Mandantennummer" + "DATEV-Beraternummer" + "DATEV-Sachkontennummernlänge".

Da die Nutzung der Konten meist individuell stattfindet, müssen diese Konten sowie die weiteren Daten bei deinem Steuerberater erfragt werden.
Der Kontenrahmenplan ist nicht entscheidend.


Erklärungen zu den DATEV-Feldern:
DATEV-Mandantennummer: Die DATEV-Mandantennummer erhältst du von deinem Steuerberater.

DATEV-Beraternummer: Die DATEV-Beraternummer ist die DATEV-ID deines Steuerberaters und diese erhältst du von ihm.

DATEV-Sachkontennummernlänge: Die DATEV-Sachkontennummernlänge ist eine Sach-oder Personenkontonummer. Die Personenkontenlänge darf nur 1 Stelle länger sein als die definierte Sachkontennummernlänge. Typisch sind 4-stellige Fibu-Konten, so wird die Zahl 4 in das Feld "DATEV-Sachkontennummernlänge" eingetragen.






Fibu-Kontennummer für die Zahlungsart hinterlegen

Die Fibu-Kontennummer für die Zahlungsart wird hinterlegt unter Admin: Store > Stores > Bearbeiten > Zahlungsarten > Fibu-Konto der Zahlart.




Kassenbuch-Kategorien und -Vorlagen

Unter Admin: Buchhaltung > Kassenbuch-Kategorien, können im Kassenbuch filterbare Bereiche, sowie unter Admin: Buchhaltung > Kassenbuch-Vorlagen, in der POS verfügbare Vorlagen angelegt werden.

Weitere Informationen zu den Kassenbuch-Kategorien: https://support.simplydelivery.de/portal/de/kb/articles/kassenbuch-kategorien,


Kassenbuch-/DATEV-Export

Die Kassenbuch-Exporte können erstellt werden unter Admin: Buchhaltung > Kassenbuch > Exportieren als > z. B. "DATEV-Format". 
Beim z. B. "Datev-Format" wird ein DATEV-kompatibles CSV-Format exportiert, welches in DATEV eingelesen werden kann.

Es können folgende Kassenbuch-Formate exportiert werden:
  1. Excel
  2. CSV
  3. DATEV-Format (geprüfter CSV-Export für DATEV)
  4. Twinfield-XML (wird in den Niederlanden verwendet)

Der Button "Exportieren als" wird nur angezeigt, wenn exportierbare Daten vorhanden sind.

Auch wenn die Prüfung einen Fehler ergab, so kann dieser Export heruntergeladen und manuell, um die fehlenden Buchhaltungskonten ergänzt werden.







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