Mitarbeiter

Mitarbeiter


Was
Das Hinzufügen der Mitarbeiter und der Rollen ist erforderlich, damit das System genutzt werden kann. Dadurch können sich Mitarbeiter z. B. am Fahrerterminal oder an der Kasse anmelden, während der Schichtleiter übergeordnete Berechtigungen hat.

Wo
Admin: Personal > Mitarbeiter > Mitarbeiter hinzufügen.


Die Anlage von Mitarbeitern ist zwingend notwendig für die Nutzung des Systems.
Die Mitarbeiter melden sich unter Anderem z. B. später im Fahrerterminal an, um sich Touren zuzuordnen.

In der Hauptübersicht über den roten Button "Import" oben rechts, können Informationen zu den Mitarbeitern aus einem gültigen Format ins System importiert werden und somit direkt eingetragen werden. Es können auch die eingetragenen Daten über den zweiten roten Button "Export" oben rechts, auch wieder aus dem System exportiert werden.

So erleichtert sich die Einrichtung der Mitarbeiter bei Inbetriebnahme des Systems um ein Vielfaches. Für den Import kann gerne selbst eine Vorlage entworfen werden. Wir haben innerhalb des Imports der Datei eine Abfrage eingebaut, durch die die Eingabefelder des Systems mit denen innerhalb der Datei abgeglichen und zugeordnet werden können.
Bei der Ersteinrichtung des Systems erhältst du dennoch eine Importvorlage von uns. Solltest du diese erneut benötigen, kannst du uns dazu gerne unter customersuccess-dach@get-sides.com kontaktieren.

Mit der Suchleiste und den grünen Buttons/Dropdown-Menüs "Suchen", "Leeren", "Nur aktive Mitarbeiter" und dem Store-Filterdropdown-Menü oben rechts, kann nach den einzelnen Mitarbeitern gesucht werden und die Suche kann zusätzlich nach einem Store eingegrenzt werden.

Mit dem grünen Button "Drucken" oben rechts, kann eine Übersichtsdatei aller in diesem Moment angezeigten Mitarbeiter ausgedruckt werden - zunächst öffnet sich dafür ein neuer Browsertab mit einer Vorschau.




Einrichtung und Bearbeitung der Mitarbeiter

Grundsätzlich wird zwischen verschiedenen Rechtegruppen unterschieden, die unterschiedliche Zugangsmöglichkeiten haben. In der Regel gibt es im Geschäft drei Arten von Zugängen: der eigene Zugang ermöglicht den Vollzugriff auf alle Daten, der Schichtleiter oder Kassenbetreuer kann sich an der Kasse anmelden, und der Mitarbeiter meldet sich für seine Schicht entweder mit seiner Personalnummer am Fahrerterminal oder an der Kasse an.

Der Mitarbeiter kann eingerichtet werden, unter Admin: Personal > Mitarbeiter > Mitarbeiter hinzufügen.
Nach dem Klick auf "Mitarbeiter hinzufügen" in der oberen Leiste, öffnet sich die Eingabemaske für die Einrichtung des Mitarbeiters.







Die Personalnummer wird später von den Mitarbeitern genutzt, um sich im Fahrerterminal anzumelden. Über die Anmeldung erfolgt auch die Zeiterfassung. Die Personalnummer kann frei vergeben werden. Wenn nichts in der Personalnummer eingetragen wird, dann wird eine Nummer automatisch vom System vergeben.

Die Personalnummer sollte mindestens 3 Stellen haben, da diese anschließend für die Mitarbeiter-Barcodes relevant sein wird. Je mehr Stellen die Nummer hat, desto besser kann der Barcode gescannt werden.

Die Barcodes können nach Einrichtung der Mitarbeiter in der Übersicht über den „Drucken“ Button einzeln ausgedruckt werden.



Zusätzlich wird noch der Vorname und Name angegeben (dieser taucht später in der Personalabrechnung auf) und es wird der Store aktiviert, in dem der Mitarbeiter arbeiten soll. Darüber hinaus muss dem Mitarbeiter eine Funktion zugewiesen werden. Wenn ein Mitarbeiter mehrere Funktionen hat, dann können hier auch mehrere Funktionen/Jobs aus der Liste ausgewählt werden. 



Schichtleiter- und/oder Kassenzugang anlegen

Es sollte auf jeden Fall für die Anmeldung an der Kasse (POS) ein eigener Zugang angelegt werden, um nicht den eigenen Vollzugriff zu verwenden.

Dazu wird ganz normal, wie oben beschrieben, ein Mitarbeiter angelegt. Anschließend wird auf "Speichern" geklickt. Der Mitarbeiter erscheint dann in der Übersicht. Danach wird auf den Knopf mit dem Stift "Bearbeiten" geklickt, um wieder in den Bearbeitungsmodus des Mitarbeiters zu gelangen. Dort gibt es nun einen zusätzlichen Knopf „Kennwort und Berechtigung“.




Klicke auf den Button "Kennwort und Berechtigung". Damit öffnet sich ein Fenster. Dort wird ein Passwort vergeben. Es ist zu beachten, dass das Passwort folgenden Anforderungen erfüllt:
  1. Mindestens 8 Zeichen
  2. 1x Großbuchstaben
  3. 1x Kleinbuchstaben
  4. 1x Sonderzeichen (!, $, %, &)
  5. 1x Zahl
Anschließend wird dann noch rechts die Benutzergruppe ausgewählt. Die Benutzergruppe bestimmt, was der Mitarbeiter später sieht. Zum Bestätigen wird auf "Speichern" geklickt. Der Mitarbeiter kann sich nun in der Kasse (POS) anmelden. Dazu verwendet er das Passwort, dass gerade vergeben wurde und den Benutzernamen, der von System vergeben wurde.




Übersicht der Daten

Wenn bei einem Mitarbeiter mithilfe des grünen Stift-Symbol-Buttons "Bearbeiten" geklickt wird, öffnet sich eine Art Personalakte. Innerhalb dieser Übersicht eines Mitarbeiters gibt es verschiedene Bereiche:

Basisdaten

Persönliche Daten

Innerhalb der Basisdaten wird z. B. der Vor- und Zuname des Mitarbeiters festgelegt, der überall im System angezeigt werden soll. Ebenso kann eine Personalnummer festgelegt werden. Sollte dieses Feld leer bleiben, wird die Nummer automatisch vergeben. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Nummer mindestens 3-stellig sein sollte, um Fehler bei der Nutzung eines Scanners zu vermeiden.


Mitarbeiterpasswort

Dieses Passwort ist relevant, wenn einige Bereiche im System über ein Mitarbeiterrecht (siehe weiter unten) gesperrt wurden und einem bestimmten Mitarbeiter erlaubt werden soll, diesen Bereich wieder freizugeben.


Benutzerkonto

Ein Benutzerkonto ermöglicht im Gegensatz zu einem Mitarbeiterpasswort das selbstständige Anmelden des Mitarbeiters am System. Dem Mitarbeiter kann eine Benutzergruppe mit entsprechenden Benutzerrechten zugewiesen werden. Schichtleiter z. B. verfügen im Allgemeinen über ein eigenes Benutzerkonto. Das Benutzerkonto wird angelegt mit dem grünen Button "Kennwort und Berechtigung", welches weiter oben beschrieben wurde.


Stores, in denen der Mitarbeiter arbeiten kann

Hier wird festgelegt, für welche Stores ein Mitarbeite relevant ist, also an welchen Standorten der Mitarbeiter arbeitet bzw. arbeiten darf/soll.



Personalbogen

Der Personalbogen enthält alle relevanten Daten zum Mitarbeiter. Diese werden entweder schon beim Import anhand der Importvorlage ausgefüllt oder können hier händisch nachgetragen werden. Dadurch gibt es die Möglichkeit, alle Informationen zu den Mitarbeitern zentral zu verwalten. Der Personalbogen kann auch durch den grünen Button unter "Personalbogen drucken" direkt ausgedruckt werden.


Informationen zur Person

Hier werden weitere persönliche Informationen zum Mitarbeiter eingetragen sowie auch Kontaktdaten.


Informationen zur Beschäftigung

Hier werden steuerlich relevante Informationen erfasst, wie lange und seit wann ein Mitarbeiter angestellt ist, sowie Bank- und Krankenkassendaten. Es werden auch die Information für die Mitarbeiter hinterlegt, die als „geringfügig beschäftigt“ angestellt sind. Dazu wird der Button „geringfügig beschäftigt“ bestätigt und im Anschluss wird festgelegt, welche die maximale Pauschale in diesem Fall sein soll. Ist hier ein Wert hinterlegt, so wird im Fahrerterminal bei der Anmeldung des Mitarbeiters als auch im Tagesabschlussbericht ein Hinweis angezeigt, sobald der Mitarbeiter bei 80 % seines monatlichen Verdienstes angelangt ist.





Verdienst

Ist kein Verdienst für die Mitarbeiterrollen hinterlegt, soll ein Mitarbeiter einen anderen Verdienst bekommen oder sollen unterschiedliche Verdienste für unterschiedliche Rollen festgelegt werden, kann das hier angelegt werden.

Es ist zu beachten, dass die hier hinterlegten Löhne nur für den einzelnen Mitarbeiter gelten. Wenn ein Standard-Lohn für eine Rolle hinterlegt werden soll, kann dieses bei den Mitarbeiterrollen festgelegt werden.


Unterlagen + Qualifikationen

Wenn vorab Mitarbeiterunterlagen oder Qualifikationen angelegt wurden, kann hier festgelegt werden, ob und wann der Mitarbeiter diese eingereicht bzw. erfolgreich abgelegt hat.


Inventar

Es gibt die Möglichkeit innerhalb des Storeinventars, diese für Mitarbeiter zuweisbar zu machen. Hier kann anschließend eingesehen werden, welches Inventar der Mitarbeiter besitzt und im Falle der Beendigung seines Arbeitsverhältnisses wieder abgegeben werden muss.


Mitarbeiterrechte

Um Mitarbeitern bestimmte Zugriffe zu geben oder zu verwehren, werden zuerst für den Store die Mitarbeiterrechte angelegt. Danach kann für den jeweiligen Mitarbeiter ein Passwort vergeben werden. Dazu wird ein Mitarbeiter angeklickt, um diesen zu bearbeiten. In den Basisdaten kann ein Passwort für den Mitarbeiter vergeben werden.



 
Im Anschluss wird auf den Tab „Mitarbeiterrechte“ geklickt. Dort kann nun festgelegt werden, auf welche Bereiche der Mitarbeiter Zugriff hat. Dazu wird der jeweilige Schalter in der Spalte "Authentifizierung" aktiviert.





Arbeitszeiten

Hier wird für jeden Wochentag festgelegt, wann ein Mitarbeiter laut Vertrag immer arbeiten soll. Es gibt zusätzlich die anschaltbare Option "Der Mitarbeiter soll als immer verfügbar angezeigt werden".