Medewerker
Wat Het is nodig om medewerkers en rollen toe te voegen zodat het systeem gebruikt kan worden. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld inloggen bij de chauffeursterminal of bij de kassa, terwijl de shift supervisor autorisaties op een hoger niveau heeft. Waar Admin: Personeel > Medewerker > Medewerker toevoegen. |
Het aanmaken van medewerkers is essentieel voor het gebruik van het systeem.
De medewerkers loggen later in op de chauffeursterminal om bijvoorbeeld ritten toegewezen te krijgen.
In het hoofdoverzicht kan via de rode knop "Import" rechtsboven informatie over de medewerkers vanuit een geldig formaat in het systeem worden geïmporteerd en direct worden ingevoerd. De ingevoerde gegevens kunnen ook uit het systeem worden geëxporteerd via de tweede rode knop "Export" rechtsboven.
Dit maakt het veel eenvoudiger om werknemers in te stellen wanneer het systeem live gaat. Je kunt je eigen sjabloon ontwerpen voor de import. Bij het importeren van het bestand hebben we een query opgenomen waarmee de invoervelden in het systeem kunnen worden gematcht en toegewezen aan die in het bestand.
Je ontvangt nog steeds een importsjabloon van ons als je het systeem voor de eerste keer instelt. Als je deze opnieuw nodig hebt, kun je contact met ons opnemen via support@get-sides.nl.
Met de zoekbalk en de groene knoppen/drop-downmenu's "Zoeken", "Leegmaken", "Alleen actieve medewerkers" en het vervolgkeuzemenu met winkelfilter rechtsboven kun je zoeken naar individuele werknemers en je kunt de zoekopdracht ook beperken tot een winkel.
Met de groene knop "Printen" rechtsboven kan een overzichtsbestand worden afgedrukt van alle medewerkers die op dat moment worden weergegeven - er wordt eerst een nieuw browsertabblad met een voorbeeld geopend.
Medewerkers instellen en bewerken
Er wordt een basisonderscheid gemaakt tussen verschillende autorisatiegroepen, die verschillende toegangsmogelijkheden hebben. In de regel zijn er drie soorten toegang in de winkel: je eigen toegang geeft volledige toegang tot alle gegevens, de ploegchef of kassier kan inloggen bij de kassa en de medewerker logt in voor zijn dienst met zijn personeelsnummer bij de chauffeursterminal of bij de kassa.
De werknemer kan worden ingesteld onder Admin: Personeel > Medewerker > Medewerker toevoegen.
Nadat u op "Medewerker toevoegen" in de bovenste balk hebt geklikt, wordt het invoerscherm voor het instellen van de werknemer geopend.
Het personeelsnummer wordt later door de werknemers gebruikt om in te loggen op de chauffeursterminal. Tijdregistratie wordt ook uitgevoerd via de login. Het personeelsnummer kan vrij worden toegewezen. Als er niets wordt ingevuld bij het personeelsnummer, wordt er automatisch een nummer toegewezen door het systeem.
Het personeelsnummer moet minstens 3 cijfers hebben, omdat dit later van belang is voor de barcodes van de werknemers. Hoe meer cijfers het nummer heeft, hoe beter de barcode gescand kan worden.
De barcodes kunnen individueel worden afgedrukt na het instellen van de werknemers in het overzicht met behulp van de knop "Afdrukken".
Daarnaast worden de voor- en achternaam ingevoerd (deze verschijnen later in de salarisadministratie) en wordt de winkel waar de werknemer moet werken geactiveerd. Er moet ook een functie aan de werknemer worden toegewezen. Als een medewerker meerdere functies heeft, kunnen hier ook meerdere functies/jobs uit de lijst worden geselecteerd.
Ploegleider- en/of kassatoegang aanmaken
Er moet altijd een aparte toegang worden aangemaakt voor het inloggen op de kassa (POS), zodat je niet je eigen volledige toegang gebruikt. Maak hiervoor een medewerker aan zoals hierboven beschreven. Klik vervolgens op "Opslaan". De medewerker verschijnt dan in het overzicht. Klik vervolgens op de knop met het potlood "Bewerken" om terug te keren naar de bewerkingsmodus van de werknemer. Er is nu een extra knop "Wachtwoord en authenticatie".
Klik op de knop "Wachtwoord en authenticatie". Er wordt een venster geopend. Daar wordt een wachtwoord toegewezen. Het wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen:
- Minstens 8 tekens
- 1x hoofdletter
- 1x kleine letter
- 1x speciaal teken (!, $, %, &)
- 1x cijfer
Vervolgens wordt rechts de gebruikersgroep geselecteerd. De gebruikersgroep bepaalt wat de medewerker later te zien krijgt. Klik op "Opslaan" om te bevestigen. De medewerker kan nu inloggen op de kassa (POS). Hiervoor gebruikt hij het wachtwoord dat zojuist is toegekend en de gebruikersnaam die door het systeem is toegewezen.
Overzicht van de gegevens
Als u voor een werknemer op "Bewerken" klikt met de groene knop met het potloodpictogram, wordt een soort personeelsdossier geopend. Er zijn verschillende gebieden binnen dit overzicht van een werknemer:
Basisgegevens
Persoonlijke gegevens
Binnen de basisgegevens worden bijvoorbeeld de voor- en achternaam van de werknemer gedefinieerd, die overal in het systeem moeten worden weergegeven. Er kan ook een personeelsnummer worden opgegeven. Als dit veld leeg wordt gelaten, wordt het nummer automatisch toegewezen. Houd er rekening mee dat het nummer minstens 3 cijfers lang moet zijn om fouten bij het gebruik van een scanner te voorkomen.
Medewerkerwachtwoord
Dit wachtwoord is relevant als sommige gebieden in het systeem vergrendeld zijn via een werknemersrecht (zie hieronder) en een specifieke werknemer geautoriseerd moet worden om dit gebied weer te ontgrendelen.
Gebruikersaccount
In tegenstelling tot een werknemerswachtwoord stelt een gebruikersaccount de werknemer in staat om zelfstandig in te loggen in het systeem. De medewerker kan een gebruikersgroep met bijbehorende gebruikersrechten toegewezen krijgen. Ploegleiders hebben bijvoorbeeld meestal een eigen gebruikersaccount. Het gebruikersaccount wordt aangemaakt met de groene knop "Wachtwoord en authenticatie" zoals hierboven beschreven.
Winkels waarin de medewerker kan werken
Hier worden de vestigingen gedefinieerd waarvoor een medewerker relevant is, d.w.z. de locaties waar de medewerker werkt of mag/moet werken.
Persoonlijke gegevens
Het personeelsblad bevat alle relevante gegevens van de werknemer. Deze zijn al ingevuld tijdens het importeren met behulp van de importsjabloon of kunnen hier handmatig worden toegevoegd. Dit maakt het mogelijk om alle werknemersinformatie centraal te beheren. Het personeelsformulier kan ook direct worden afgedrukt door op de groene knop onder "Persoonlijke gegevens afdrukken" te klikken.
Informatie over de persoon
Hier wordt verdere persoonlijke informatie over de werknemer ingevoerd, evenals contactgegevens.
Informatie over werkgelegenheid
Hier wordt fiscaal relevante informatie vastgelegd, zoals hoe lang en sinds wanneer een werknemer in dienst is, evenals bank- en ziektekostenverzekeringsgegevens. Er wordt ook informatie opgeslagen voor werknemers die "Geringe tijd werkzaam" zijn. Hiervoor wordt de knop "Geringe tijd werkzaam" bevestigd, waarna het maximale vaste tarief in dit geval wordt gedefinieerd. Als hier een waarde wordt opgeslagen, wordt er een bericht weergegeven in de chauffeursterminal wanneer de werknemer zich aanmeldt en in het dagrapport zodra de werknemer 80% van zijn maandloon heeft bereikt.
Loon
Als er geen verdiensten zijn opgeslagen voor de werknemersrollen, als een werknemer verschillende verdiensten moet krijgen of als er verschillende verdiensten moeten worden gedefinieerd voor verschillende rollen, dan kunnen die hier worden aangemaakt.
Houd er rekening mee dat de lonen die hier worden opgeslagen alleen gelden voor de individuele werknemer. Als er een standaardloon moet worden opgeslagen voor een rol, dan kan dit worden gedefinieerd in de medewerkerrollen.
Documenten + Kwalificaties
Als medewerkerdocumenten of kwalificaties vooraf zijn aangemaakt, kunt u hier aangeven of en wanneer de werknemer deze heeft ingeleverd of met succes heeft afgerond.
Inventaris
Het is mogelijk om deze toe te wijzen aan medewerkers binnen de winkelinventaris. Hier kun je dan zien welke inventaris de medewerker heeft en welke weer ingeleverd moet worden als het dienstverband wordt beëindigd.
Werknemersrechten
Om werknemers bepaalde toegangsrechten toe te kennen of te ontzeggen, worden eerst de werknemersrechten voor de winkel aangemaakt. Vervolgens kan een wachtwoord worden toegewezen aan de betreffende medewerker. Klik hiervoor op een medewerker om deze te bewerken. In de basisgegevens kan een wachtwoord aan de medewerker worden toegekend.
Klik vervolgens op het tabblad"Medewerkerrechten". Daar kun je nu aangeven tot welke gebieden de werknemer toegang heeft. Hiervoor wordt de betreffende schakelaar in de kolom "Authenticatie" geactiveerd.
Werktijden
Hier kun je voor elke dag van de week aangeven wanneer een werknemer volgens het contract altijd moet werken. Er is ook de optie "De werknemer moet zoals altijd beschikbaar zijn" die kan worden ingeschakeld.
Related Articles
Medewerkerdocumenten
Wat Er kunnen werknemersdocumenten worden toegevoegd die bijvoorbeeld nodig zijn voor het begin van het dienstverband, zodat ze vervolgens kunnen worden geselecteerd in het personeelsdossier van de werknemer, zoals een personeelsvragenlijst, een ...Waarom verandert de bestelstatus niet in "geleverd" als ik na de rit terugkom in de horecazaak?
"Zowel de knop in de app als die bij de ritplanning in de POS werken niet. Als ik echter naar het chauffeursterminal ga en daar de medewerker terugmeld en de rit beëindig, werkt het soepel."Dit is een fout. Om dit op te lossen, moet een medewerker in ...Kwalificaties
Wat Functiegerelateerde kwalificaties kunnen worden toegevoegd zodat ze vervolgens kunnen worden geselecteerd in het personeelsdossier van de werknemer. Waar Admin: Personeel > Kwalificaties > Kwalificatie toevoegen. Verschillende kwalificaties ...(Auto-)Dispositie/Tour-Beheer
Via de "Driver Terminal" of de "Tour Planning" in SimplyPOS (in combinatie met de Driver App) kunt u de ritten van af te leveren orders bekijken en beheren (ook te voet!) en eventueel ook verkeers- en/of weersinformatie ontvangen. Naast de ...QR-code scannen via het personeelsmanagement met de drivers app
Samenvatting: Dit is mogelijk. Het personeelsbeheer voor de winkel moet echter worden geactiveerd in de Admin. In de kassa is er dan een oranje knop in het betreffende tabblad voor de ingelogde medewerker. Als je hierop klikt, verschijnt de QR-code ...